Bir ürün takip sistemi dört kararla kurulur: ürünün hangi düzeyde numaralandırılacağı, numaranın etikete nasıl gireceği, ürünün hangi noktalarda okutulacağı ve her okutmada kayda ne yazılacağı. Bu kayıtlar ürünün nereden gelip nereye gittiğini geriye ve ileriye okunabilir kılar; gıda ve yemde 5996 sayılı Kanun bunu işletmeye yükümlülük olarak verir. Sistemin çalıştığını gösteren şey ise rastgele seçilen bir partinin kayıttan baştan sona izlenebildiği bir tatbikattır.
Kuruluma hangi soruyla başlanmalı?
Her şeyi ilk günden kaydetmeye çalışan projeler genellikle hat çıkışında takılır. Daha sağlam başlangıç, sistemin ilk cevaplaması gereken soruyu seçmektir, çünkü okutma noktalarını ve numara düzeyini bu soru belirler.
- Geri çağırma kapsamını daraltmak: parti numarası yeterlidir; ilk okutma noktaları hat çıkışı ve sevkiyattır.
- Kanal sapmasını görmek: distribütör ve bayi teslimlerinin okutulması ilk aşamaya alınır.
- Kopya kodu yakalamak: birim düzeyinde numara ve son kullanıcı okutması gerekir.
Kapsam, ilk ürün grubunda kayıtların tuttuğu görüldükten sonra genişletilir.
Parti düzeyi mi, birim düzeyi mi?
Parti numarası aynı üretim koşullarındaki binlerce ürünü tek bir kayıtta toplar. Etiketteki değişken bilgi parti başına bir kez değişir, her birimi ayrıca okutmak gerekmez ve hedefli geri çağırma ile son kullanma tarihi takibi için çoğu ürün grubunda yeterlidir. Sınırı da buradadır: aynı partideki ürünler aynı numarayı taşıdığı için tek bir kutunun nerede olduğu bilinmez ve kopyalanan bir parti kodu gerçeğinden ayırt edilemez.
Birim düzeyinde her etiket kendi numarasını taşır. Bunun hattaki karşılığı, değişken veriyi her etikete ayrı basabilen bir baskı düzeni ve her birimin hat çıkışında okutulmasıdır. Karşılığında aynı numaranın iki yerde okunması anlamlı bir sinyal olur; kopya kodun nasıl yakalandığını seri numarası ile sorgulama yazısında anlattık.
Karar bir kere verilip donmak zorunda değildir. Numara yapısı baştan birim düzeyine genişleyebilecek biçimde kurulursa, parti düzeyiyle başlayıp yalnızca riskli ürün gruplarında birime geçmek mümkündür. Sonradan geçişi zorlaştıran şey, parti numarasının yeni bir alan eklenemeyecek bir formatta tasarlanmış olmasıdır.
Numara etikete nasıl girer?
Numara, mevcut etiket düzeninde zaten değişken bilginin basıldığı alana yerleştirildiğinde ambalaj tasarımı yeniden açılmaz. Kodun yanında insan tarafından okunabilir numaranın da yer alması, okuyucu olmayan bir noktada ya da hasarlı bir kodda kaydın elle tamamlanabilmesini sağlar. Kodun boyutu, yüzeyin kıvrımı ve sürtünmeye maruz kalıp kalmayacağı ilk deneme baskısında kontrol edilir; okunamayan kod kayıtta boşluk demektir.
Etiket bir kez numara taşımaya başladığında basılan ve ürüne uygulanan etiket sayısı arasındaki fark da izlenmelidir. Bu hesabın nasıl tutulacağı etiket hesabı yazısının konusu.
Ürün hangi noktalarda okutulmalı?
Okutma noktaları ürünün el değiştirdiği yerlerdir. Tipik bir zincirde bunlar şunlardır:
- Hat çıkışı: numara ilk kez okunur ve "üretildi" olarak etkinleşir. Bu okuma yoksa sonraki her kayıt dayanaksız kalır.
- Koli ve palet oluşturma: hangi birimlerin hangi koliye, hangi kolilerin hangi palete girdiği bağlanır. Böylece sonraki noktalarda yalnızca palet okutularak içindeki birimler kayda geçer.
- Depo çıkışı ve sevkiyat: partinin hangi alıcıya gittiği yazılır.
- Distribütör ve bayi kabulü: ürünün zincirde bir sonraki halkaya ulaştığı kaydedilir.
- İade kabulü: geri gelen ürün aynı numarayla kayda döner.
Okutma bir noktada isteğe bırakılırsa o noktadaki kayıt zamanla seyrekleşir. Distribütör ve bayi okutmasının teslim işleminin parçası olması, yani okutulmadan teslimin tamamlanamaması, kaydın sürekliliği için en etkili düzenlemedir.
Her okutmada kayda ne yazılır?
Bir el değişimi kaydı beş bilgiyi taşır: hangi parti ya da birim, hangi tesis ya da nokta, hangi tarih ve saat, hangi taraf ve hangi işlem (üretim, paketleme, sevkiyat, teslim alma, iade, imha). Ürün kodu tek başına yetmez; parti ya da seri numarası her kayda girmelidir.
GS1 Küresel İzlenebilirlik Standardı (GTS), birlikte çalışabilir sistemler için tanımlama, veri yakalama, kayıt ve paylaşım gerekliliklerini bu çerçevede tarif eder. Standardın pratik faydası, distribütörün ve müşterinin kendi sistemlerinde aynı kaydı aynı alanlarla okuyabilmesidir.
İstisnalar ayrıca ele alınmalıdır. Yeniden işlenen, fire olan ya da iade edilen ürün kayda girmezse zincir tam da sorunun çıktığı yerde kopar.
Sistemin hazır olduğu nasıl anlaşılır?
Tatbikatla. Rastgele bir parti seçilir; geriye doğru hammaddesine, ileriye doğru son teslim noktasına kadar yalnızca kayıttan izlenir. İki şey not edilir: izlemenin ne kadar sürdüğü ve kaydın hangi noktada koptuğu. Kopukluk çoğu zaman bir okutma noktasının atlandığı ya da bir istisnanın kayda girmediği yerdedir ve düzeltme oradan yapılır. Tatbikatın düzenli tekrarı, gerçek bir geri çağırmada kapsamın neden dar tutulabildiğini açıklar; bu tarafı geri çağırma süresi yazısında, yasal adımları ise geri çağırma süreci yazısında ele aldık.
Tagvex'te kurulum nasıl ilerler?
Tagvex ürünlere ihtiyaca göre parti ya da birim düzeyinde benzersiz numara verir ve numarayı mevcut etiket düzenine yerleştirir; partiden birime sonradan geçilebilir. Etiket hat çıkışında okunarak kayda geçer, depo, distribütör ve bayi noktalarındaki el değişimleri aynı kayıtta toplanır. Kayıtlar API ile ERP ve depo sistemlerine bağlanabilir. Kayıt altyapısı, 5996 sayılı Kanun'un işletmeye yüklediği izlenebilirlik yükümlülüğünü karşılamak için kullanılan bir araçtır; yükümlülüğün kendisi işletmede kalır.
